（２冊目）仕事が速い人が必ずやっている「整理の習慣」篠塚孝哉～本紹介記事～

「１日の仕事が終わり、時計を見るといつも終電間近。こんなことではいけないと思い、早く出社したけれど、結局残業・・・早く帰りたいのになかなか帰れない」
こんな悩みを持つ人は多いのではないでしょうか。
実はこの悩み「整理する」ことですべて解決できるのです・・・

仕事が速い人が必ずやっている「整理の習慣」篠塚孝哉

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効率が良いとは？どういうことだろう？
それはかける労力（＝時間）に比べて成果が高い人です。
１日８時間、同じように１か月働いて、より高い成果を出せる人のほうが、会社からの評価や市場価値が上がるのは、いつの時代においても同じなのです。

・整理の目的は整理にあらず

〇文房具やガジェットが好きでいろいろな整理グッズを持っている。
〇机の上は一見きちんと整っているけれども書類や本が多い
〇持ち物が多く、カバンの中がつねにいっぱいになっている
〇書類や配布物のファイリングが得意ですべてをまとめている
〇メールやフォルダや電話帳などを部署やグループ別にきっちり分けている。

私はこのような状態を「整理のワナ」と呼んでいます。知らず知らずのうちに整理すること自体が目的になってしまい、本来の目的である仕事の効率化が忘れられてしまうということです。

きちんと整理しているつもりでも、必要なモノや書類がなかなか見つからず、時間やお金をどんどん消費してしまう。これこそが整理のワナなのです。

整理の最大の目的は、より早くタスクを完了し、仕事のパフォーマンスを高めることです。

・基本的には、断捨離する、そして、物を増やさないことである

特に注意してほしいのは、整理グッズを買わないことである。整理をするために物を買えば、かえって物が増えていってしまう。
また、情報も整理の対象であることをわかってほしい。会議中に配られたプリントアウトされた書類、インターネット上で見たニュース、読み終わった書籍、職種によって例外はあるが、ほとんどの場合、必要ありません。およそ９０％以上の情報は捨てるべきもので、保存、保管の必要な情報は１０％にすぎないのです。

・机は使用頻度で分類し、整理する。

机を整理する目的は、仕事で使用する資料や文具など、自分が使いたいものをいつでも使える状態にしておき「物を探す」というムダな時間をぎりぎりまで減らすことです。
机の整理でもっとも重要なことは、すべてのものを「使用頻度」で分類するということです。それは「よく使うものほど近くに、あまり使わないものほど遠くに」という状態を作るためです。この方法であれば必ずすべてのものを、漏れやダブりなく分類できます。

※PCやスマホ内は仕事効率のために特に整理すべき場所です。
スマホのアプリは手元に近い位置によく使うアプリを集めましょう。
PCのデスクトップアイコンは、週に１回以上使うものだけ表示させるようにしましょう。

・仕事は中途半端のまま切り上げる

このタイトルを見て「そんなバカな」「完璧に仕上げないと上司になんといわれるか」と思う人も多いでしょう。
しかし、この考え方を取り入れることで、あなたの仕事のスピードはぐんぐん上がっていきます。
「20：80の法則」というものがあります。80％の成果に達するための時間は、仕事全体の２０％あれば到達できる。
残り８０％の時間をかけても、仕事の成果は２０％しか上がらないという法則です。

私は、残り８０％を使って１００％の仕事を目指すのではなく、その時間を他の時間に振り分けるべきだと考えています。
今までたくさんの人といろいろな仕事をさせていただきましたが、仕事ができる人の多くは、この法則に従って仕事をしているような気がします。
もっとも重要なポイントは、８０％の仕事は自己採点にすぎないということです。
つまり、１００％と思ってアウトプットしようが、８０％だと思ってアウトプットしようが、自分以外の誰かから見ればどちらが１００％なのか判断できません。

しかし「８０％のラインってどうやって見極めればいいの？」と疑問をもたれた人もいるかもしれません。もしもあなたがまだ経験の浅い若手のビジネスパーソンならば、クライアントや上司に仕事の中間報告をし、アドバイスをもらうことをお勧めします。たとえば営業職の人が商談用に使う企画書を作成するとき、自分が５０％まで達成したと感じたら、上司に「１度チェックしていただけないでしょうか」とアドバイスを求めます。そのアドバイスを参考に、企画書をさらにブラッシュアップしていけば、上司が求めるレベルの企画書が完成し、クライアントとの商談も進めやすくなります。

・タスクを長くもってはいけない

時間と心にゆとりが生まれたほうが、仕事のパフォーマンスが上がるのは想像できることと思う。
それには「いつも仕事の箱をからっぽに近づけておく」ことです。

じつは、大量にやってくるタスクの８割は、５分以内でできてしまうものです。それを後回しにしてしまうから仕事の箱がいっぱいになってしまい、本来の業務が圧迫され、いつも仕事で手いっぱいの状況になってしまうのです。

メールのチェックや返信、タスク自体の整理、事務書類を書く、仕事に必要なニュースをチェックする作業、私は「５分以内でできる仕事は来た瞬間に終わらせる」というルールを作っています。これが、タスクを長く持たせないコツです。

・最後に、光彦からメッセージ

この本は２０１２年に発行された本で、発売されてたった９年ですが、古い情報がたくさん書かれている印象がありました（他の人から見ればわかりませんが）
よってこの本の評価は２点（５点評価中）とします。
今回のブログでは、僕が「あ、なるほどな、そういう考え方も良いな」と思った部分を抜粋して紹介いたしました。

それではこのへんで終わりにしたいと思います。ありがとうございました。